Ключевую роль в любом бизнесе всегда играла информация. Чем старше компания и чем разнообразнее ее деятельность, тем больший объем разноплановой информации необходимо обработать и сохранить. Чем удобнее инструментарий, позволяющий работать с информационными потоками в плане их упорядочивания, анализа и подготовки прогнозов, тем больше вероятность принятия руководством предприятия адекватного, аргументированного решения по отдельной проблеме или целому комплексу вопросов. Верное решение сегодня — залог благополучия бизнеса завтра.
Корпоративная информационная система BUSINESS INSTRUMENTS (КИС BI) предоставляет руководителю предприятия уникальный шанс оценить эффективность его бизнеса и предпринять своевременные шаги по оптимизации работы компании.
BUSINESS INSTRUMENTS позволяет в режиме реального времени получать информацию по таким финансовым показателям как прибыль по каждому заказу, товару или группе товаров, по каждому поставщику или клиенту или торговому представителю. То есть, формируется своего рода инструментарий оперативного учета, используя который руководитель имеет возможность оценивать эффективность работы конкретного подразделения или сотрудника в течение всего рабочего дня. Полученная оперативная информация систематизируется по выбранным критериям и является первоосновой для бизнес-анализа ситуации и принятия качественного управленческого решения.
Допустим, руководитель принял стратегически верное и тактически взвешенное решение, и возникает новая проблема — проблема контроля за выполнением этого решения. Следует отметить, что существует большое разнообразие программ, предназначенных для учета и контроля товарных и денежных средств, а вот организационному ресурсу уделяется гораздо меньшее внимание. Тогда как сама суть управления заключается в способности поставить перед подчиненными четкие и внятные задачи и добиваться их исполнения. При этом, речь идет о задачах самого разного рода, это и долгосрочные стратегические планы, и оперативные задачи, и отдельные приказы, распоряжения и указания.
|
В арсенале BUSINESS INSTRUMENTS есть эффективный инструмент управления, который называется — BI TASK — менеджер заданий. С помощью BI TASK резко сократится количество спонтанно возникающих проблем, будет значительно проще довести дело до конца и воплотить задуманное в жизнь. И прежде всего потому, что данная программа предназначена именно для администрирования и управления, это — информационная база данных для создания, контроля, хранения и анализа заданий.
|
Главные принципы, положенные в основу BI TASK, просты и понятны:
- Руководитель должен иметь возможность контролировать выполнение своих поручений, при этом сам контроль должен быть объективным и очевидным, и не должен поглощать все время;
- Контроль достигается применением системы "Приказ — Отчет", то есть ни одно задание не считается выполненным, если не представлен отчет о его выполнении.
Программа BI TASK представляет собой иерархический доступ к информации. Она позволяет руководителю осуществлять трехуровневый контроль за ходом выполнения задания по цепочке: руководитель — инспектор — исполнитель. При необходимости можно группировать задания, объединенные по общему признаку. Можно в любой момент провести мгновенные выборки по состоянию заданий и проконтролировать исполнителей. BI TASK включает в себя возможности по архивированию заданий, присоединению отчетов в различных форматах данных, работу в автономном и сетевом режимах, синхронизацию локальных данных с сервером. BI TASK весьма удобен для пользователя оригинальным интерфейсом с функцией — "все на одном экране".
Обучиться работать с BI TASK не сложно. Заданием в этой программе является все, что назначено для выполнения: любой приказ, распоряжение, поручение и так далее. У каждого задания есть "Название" и "Содержание", "Руководитель" (владелец задания, тот, кто его ставит), "Инспектор" (назначается и является доверенным лицом "Руководителя") и "Исполнитель" (назначается "Руководителем" или "Инспектором"). На роли "Инспектора" стоит остановиться подробнее. Он контролирует выполнение задания (как правило, не одного, а многих), своевременное предоставление информации "Руководителю" и взаимодействие с "Исполнителем". По существу, он является связующим звеном между "Руководителем" и остальным персоналом. В ряде случаев функции "Инспектора" может выполнять сам "Руководитель".
Кроме того, контроль предполагает определение конкретных сроков для выполнения задания, а именно плановые даты начала и окончания и реальные сроки (по факту). В зависимости от их значений, задание может быть "Текущим", "Завершенным", "Просроченным", и так далее. Существует также и недоступный для изменений "архив заданий", который находится в компетенции "Руководителя".
|
Есть в BI TASK и такая интересная функция как "Приоритет". В зависимости от важности, приоритет задания может быть "Обычным" или "Высоким". Задание может быть также "Принятым", когда "Инспектор" или "Исполнитель" (в зависимости от установленных правил) ознакомились с ним, и "Не принятым" — в противной ситуации. К заданию относятся отчеты "Инспектора" и "Исполнителя", причем существует возможность использовать файлы данных, созданные в самых разных форматах.
Задание и отчеты по нему располагаются на закладке "Задание". Для сортировок, поиска и фильтрации заданий служит закладка "Выборки", где все отобранные данные отображаются в "Дереве заданий". Закладка "Я — Исполнитель" показывает задания, в которых "Руководитель" одновременно является "Исполнителем".
BI TASK поставляется в трех редакциях: однопользовательская (BI TASK — HOME), в которой все данные и клиентская часть хранятся в одном файле и два варианта сетевых версий. В сетевой редакции MS Access (BI TASK — NET) используются таблицы Access-а, хранящиеся на сервере данных. Это может быть актуально, когда BI TASK используется как интерфейс связи одного "Руководителя" с "Инспекторами", при этом "Исполнители" не имеют доступа к базе данных. Другой вариант сетевой редакции — SQL сервер (BI TASK — SQL) предусматривает работу в единой базе данных неограниченного числа участников как в сетевом, так и автономном режимах, с возможностью последующей синхронизации данных.
А.Е.Акимов, директор компании "BUSINESS INSTRUMENTS"